Mit der HK-105 bestens auf die GDPdU vorbereitet

Die am 16. Juli 2001 vom Bundesministerium der Finanzen veröffentlichten „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (kurz GDPdU) räumen der Finanzbehörde das Recht ein, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung des Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen. Mit einer Aufbewahrungsfrist von 10 Jahren sind die digitalen Unterlagen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren.

Welche Möglichkeiten des Datenzugriffs bestehen?

Der Prüfer erhält im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung ein Zugriffsrecht auf die steuerlich relevanten Daten des Steuerpflichtigen. Hierbei kann der Prüfer zwischen drei Zugriffsarten wählen: Der „unmittelbare Datenzugriff“ beinhaltet den Nur-Lesezugriff zur Prüfung sämtlicher steuerlich relevanter Daten. Beim „mittelbaren Datenzugriff“ müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Bei der „Datenträgerüberlassung“ werden der Finanzbehörde die steuerlich relevanten Daten in digitaler Form ausgehändigt.

Welche konkreten Anforderungen muss mein Kassensystem erfüllen?

Seit dem 1. Januar 2002 müssen die kassenbezogenen, digitalen Unterlagen neben den „Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme“ (GoBS) auch den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ (GDPdU) entsprechen. Alle steuerlich relevanten Daten unterliegen somit der Einzelaufzeichnungspflicht und müssen unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. Zudem müssen sich die Geschäftsvorfälle in ihrer Entstehung und Abwicklung nachverfolgen lassen sowie richtig, zeitgerecht und geordnet erfasst werden (Beleg- und Journalfunktion). Die Geschäftsvorfälle müssen dabei in zeitlicher Reihenfolge sowie in übersichtlicher und verständlicher Form sowohl vollständig als auch auszugsweise dargestellt werden können. Ein ausgeprägtes Datensicherheitskonzept ist darüber hinaus unabdingbar.

Was bedeutet dies für mein Kassensystem?

Das Kassensystem oder ein externer Datenträger muss die Archivierung alle steuerlich relevanten Daten, insbesondere Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungsdaten, gewährleisten. Wenn ein Gerät bauartbedingt den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise genügt, kann dieses längstens bis zum 31. Dezember 2016 eingesetzt werden. Bei Verstoß können Bußgeld, Zwangsmittel oder Schätzung drohen.

Wie gewährleistet das Kassensystem HK-105 die GDPdU-Konformität?

Die automatische Speicherung von Warengruppen-, Artikel-, Finanz-, Stunden- und Postleitzahlenbericht sowie das E-Journal und das automatisch geführte Kassenbuch gewährleisten nicht nur einem geringen Verwaltungsaufwand, sondern entsprechen in vollem Umfang der Aufzeichnungspflicht für Unternehmer. Das Kassensystem HK-105 wird in diesem Zusammenhang von der Backoffice-Software HKControl unterstützt, denn HKControl ist die Komponente zur zentralen Verwaltung und Archivierung aller steuerlich relevanten Daten. Sämtliche Unterlagen liegen dabei jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar vor. Somit erfüllt das Kassensystem HK-105 mit der Backoffice-Software HKControl die aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zu den Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) und den Anforderungen gemäß der „Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) “ vom 16. Juli 2001.

Autor: Nadja Hoffmann, 16. Mai 2013

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